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El proceso de constitución de la persona moral

Una vez que se decide crear una persona moral es necesario informarse y entender la forma de hacerlo, tener claro cuáles son los documentos que se requieren, si se deben pagar derechos, cumplir plazos, formalidades, entre otros. En este artículo se responden las siguientes preguntas:
¿Qué beneficios me ofrece constituir una persona moral para realizar la actividad económica que pretendo llevar a cabo en mi negocio?
¿Por qué puede ser rechazado un nombre?
¿Puedo cambiar de nombre?
¿Puede coincidir el nombre con una marca?
¿Existe algún plazo para hacer uso de la autorización del nombre?
¿Los estatutos sociales los debo redactar yo?
¿Qué debo hacer cuando ya tengo los estatutos?
¿Se requiere algún permiso o licencia para operar?
 
El ciudadano que desea unir sus esfuerzos con otras personas, sean físicas o morales, para realizar en forma conjunta un negocio, debe seleccionar la figura que mejor se adapte a sus necesidades e iniciar el proceso de constitución de la misma para iniciar operaciones.
Las personas morales se crean por medio de contratos sociales cuyas características generales son similares.
 
Las características comunes que deberán atenderse en el momento de constitución de la mayoría de las personas morales son:
 
Solicitar la autorización de uso de denominación o razón social.
Seleccionar un régimen jurídico.
Definir objeto social.
Establecer cuál será el domicilio.
Reunir la información de los socios, accionistas o asociados.
Definir la integración del capital social.
Definir la forma de administración.
Definir la forma de vigilancia.
 
Con base en la información anterior se redactan y se formalizan los estatutos, la mayoría de las veces, con  la asesoría y apoyo de un notario o corredor público. Para el caso de sociedades cooperativas éstas también podrán ser constituidas por un juez de distrito, juez de primera instancia en la misma materia del fuero común, presidente municipal, secretario, delegado municipal o titular de los órganos político-administrativos del Distrito Federal, del lugar en donde la sociedad cooperativa tenga su domicilio. Las sociedades microindustriales   no requieren protocolizar ante fedatario público. El paso siguiente es la inscripción en el Registro Público, y en el caso de las sociedades de producción rural , deberán registrarse en el Registro Público de Crédito Rural o de Comercio.
 
Es conveniente que sepa que el régimen jurídico de las personas morales puede variar conforme a las necesidades de la actividad mercantil que desarrolle, entre otras razones puede deberse a necesidades como:
Adaptarse a las nuevas condiciones de mercado.
Aprovechar ventajas competitivas.
Desarrollar economías de escala.
 
Estas formas de adaptación, aprovechamiento y desarrollo pueden realizarse mediante:
 
Transformación: las sociedades mercantiles pueden cambiar su régimen jurídico sin necesidad de tener que desaparecer y volverse a constituir, así como adoptar la modalidad de capital variable . Se hace mediante una modificación de los estatutos sociales, sin embargo solo lo pueden hacer:
 
Sociedades en nombre colectivo
Sociedades en comandita simple
Sociedades de responsabilidad limitada
Sociedades anónimas
Sociedades en comandita por acciones.
 
Fusión: dos sociedades unen sus recursos y patrimonio para crear una empresa de mayor dimensión.
 
Puede hacerse de dos formas:
 
Una sociedad se incorpora a otra existente.
Dos o más sociedades se unen y crean una sociedad nueva, extinguiendo las que se unieron.
 
Escisión: sin necesidad de desaparecer, una sociedad puede dividir sus activos, pasivos,  capital o parte de ellos en dos o más partes y generar una sociedad totalmente nueva a partir de esta división; es decir, el resultado de la escisión sería la subsistencia de la sociedad escindente (anterior) con menor capital y la creación de una sociedad escindida (nueva).
 
 
El contrato por el cual se constituye la persona moral se debe de formalizar ante fedatario público (salvo algunas excepciones) y habrá de inscribirse en los Registros que dan publicidad al acto de constitución para hacer del conocimiento de las personas la existencia de la sociedad.
 
Una persona moral se encuentra en una situación de irregularidad mientras no se constituya conforme a la ley y no esté inscrita en el Registro correspondiente. Esta situación acarrea consecuencias para cualquier acto que se realice en nombre de esta persona moral. En este caso, la responsabilidad de los socios y de los administradores no se limita al monto de sus aportaciones, sino que contraerán frente a terceros responsabilidad subsidiaria, solidaria e ilimitada. Además, los integrantes de una persona moral creada de forma irregular, responden por los daños y perjuicios que pueda causar por sus omisiones y su relación con terceros.
 
 

¿Qué beneficios me ofrece constituir una persona moral para realizar la actividad económica que pretendo llevar a cabo en mi negocio?

Entre otros beneficios puede mencionarse que usted podrá:
Realizar operaciones comerciales de manera transparente y legal, dando certeza jurídica a sus clientes y proveedores al ser una empresa constituida e inscrita en el Registro Público de Comercio.
Formalizar contratos con terceros de manera respaldada por el capital social de la empresa.
Aperturar cuentas bancarias empresariales (de personas morales). Una institución bancaria le negará la apertura de una cuenta bancaria empresarial por estar operando de forma irregular o sin haberse constituido.
Obtener algunos permisos y licencias de acuerdo al giro que pretenda desarrollar. Para realizar dichos trámites, en ocasiones le requerirán el acta constitutiva y la inscripción en el Registro Público de su localidad, sin los cuales no podrá realizarlos.   
Un beneficio intangible pero valioso es que la percepción de su negocio ante terceros será favorable.
 
Los pasos a seguir para crear de forma regular una persona moral son:
Seleccionar una denominación social y solicitar la autorización de uso.
Reunir la información necesaria para la elaboración de los estatutos sociales.
Acudir ante fedatario público o en su caso ante juez de distrito, juez de primera instancia en la misma materia del fuero común, presidente municipal, secretario, delegado municipal o titular de los órganos político-administrativos del Distrito Federal, depositar los estatutos en el Registro Público o acudir ante la autoridad correspondiente.
Inscribirse en el Registro Público o el que corresponda de su localidad.
Tramitar los permisos y licencias necesarias para iniciar operaciones: Registro Federal de contribuyentes, registro como patrón ante el Instituto Mexicano del Seguro Social y aquellos que sean específicos a su negocio.
 
 
Para empezar, debe escoger un nombre (denominación o razón social). Para hacerlo le será útil considerar los siguientes puntos:
 
Piense en un nombre original. Puede utilizar una lluvia de ideas con diferentes opciones.
Tenga en cuenta el giro del negocio. Si su empresa se dedica a la venta de artículos para fiesta, no seleccione un nombre como "Soluciones Integrales" ya que lo más probable es que los clientes no asocien el nombre con el giro de su empresa.
Intente escoger un nombre corto. Un nombre muy extenso es difícil de recordar y los usuarios van a preferir identificarlos por la primera palabra y tal vez no es lo que usted busca del nombre de su empresa. No utilice frases en lugar de un nombre, por ejemplo: "Querido amigo las cosas pasan por alguna razón S.A. de C.V.".
Trate de seleccionar un nombre fácil de pronunciar. Si quiere que su negocio sea reconocido y recomendado, asegúrese de que las personas puedan transmitir correctamente el nombre.
No utilice expresiones groseras o que se puedan malinterpretar.
Puede emplear la variable de regionalizar un nombre, por ejemplo "Soluciones Integrales del Sur" o "Soluciones Integrales de Tabasco".

¿Por qué puede ser rechazado un nombre?

Porque existe un nombre idéntico o muy similar previamente registrado.
 

¿Puedo cambiar de nombre?

Sí, obteniendo una nueva autorización de uso de denominación o razón social y mediante una reforma a los estatutos sociales, la cual debe inscribirse en el Registro Público de su localidad.

¿Puede coincidir el nombre con una marca?

Sí (Para más información de marcas ver módulo propiedad intelectual). En este caso, la solicitud de uso de denominación o razón social debe ser tramitada a través de la opción "Nueva Consulta para personas autorizadas" dentro del portal www.tuempresa.gob.mx.
 

¿Existe algún plazo para hacer uso de la autorización del nombre?

Si, 180 días naturales.
 
Elija tres opciones de nombre, consulte su disponibilidad y solicite la autorización de uso que expide la Secretaría de Economía a través del portal www.tuempresa.gob.mx.
 
El paso siguiente es reunir siete requisitos básicos para continuar con el proceso de constitución.
 
Seleccionar un régimen jurídico.
Definir objeto social.
Establecer cuál será el domicilio.
Reunir la información de los socios, accionistas o asociados.
Establecer la forma de integración del capital social.
Decidir la forma de administración.
Acordar la forma de vigilancia.
 
Tenga en cuenta que los socios, accionistas o asociados pueden ser personas físicas u otras morales; mexicanas o extranjeras, observando las restricciones a la inversión extranjera .
 

¿Los estatutos sociales los debo redactar yo?

No. Se debe contar con el apoyo del notario o corredor público de su elección, o en su caso juez de distrito, juez de primera instancia en la misma materia del fuero común, presidente municipal, secretario, delegado municipal o titular de los órganos político-administrativos del Distrito Federal.
 

¿Qué debo hacer cuando ya tengo los estatutos?

 
Según el tipo de persona moral y las reglas aplicables a cada estado tiene tres opciones:
 
Acudir a un notario público o corredor público (fedatario), y en el caso de las sociedades cooperativas ante juez de distrito, juez de primera instancia en la misma materia del fuero común, presidente municipal, secretario, delegado municipal o titular de los órganos político-administrativos del Distrito Federal.
 
Los socios, accionistas o asociados se deben presentar para firmar el acta de constitución en la que se incluyen los estatutos. Deben presentar su documento de identificación oficial y en el caso de socios extranjeros acreditar su estancia legal en el país. Si uno de los participantes no puede asistir es posible designar a un apoderado para que lo represente en la firma, esto, a través de un fedatario público.
 
Este servicio tiene un costo y debe contar con una provisión de fondos para realizarlo.
 
En términos generales, el fedatario puede:
 
Formalizar la constitución de la persona moral.
Hacer la inscripción de la persona moral en el Registro Público de su localidad para lo cual se debe hacer el pago de derechos correspondientes.
Dar aviso a la Secretaría de Economía del uso de la denominación social.
Entregar a los participantes copias certificadas del acta constitutiva. Con esta copia la empresa puede iniciar operaciones y realizar algunos trámites como la inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes (ver módulo fiscal) o la apertura de una cuenta bancaria.
Entrega de dos testimonios de la constitución (es el documento formal donde consta el acta constitutiva).
 
En el caso de sociedades cooperativas, los avisos e inscripciones no son una obligación de la autoridad, por lo cual los socios se deben encargar de hacerlo.
 
Es importante que se identifique cuál es el primer testimonio (al final del documento se señala si es primer o segundo testimonio). El testimonio es llevado al Registro Público de su localidad para la inscripción de la persona moral con un número de folio mercantil. Bajo este folio, en lo sucesivo, se tendrá el historial de los movimientos de la persona, por ejemplo, cambios de socios, cambio de representante, modificaciones a los estatutos sociales, variaciones del capital fijo, entre otros.
 
 
Suscripción pública.
 
Si usted y los accionistas ya cuentan con los estatutos sociales, pueden invitar al público en general para que se una a su sociedad. En este caso, los que hacen la invitación se denominan socios fundadores. Esto tiene tres pasos:
 
Los fundadores depositan los estatutos sociales en el Registro de Comercio de su localidad.
Las personas interesadas en formar parte de la sociedad se suscriben y al término de un año a partir de la fecha de depósito de los estatutos sociales en el Registro de Comercio, todas las acciones deben de quedar con un responsable.
Los accionistas que se suscribieron a esta sociedad deben de pagar su aportación en la Institución de Crédito señalada por los fundadores.
Pasado el año deben acudir ante un fedatario público para su formalización.
 
 Acudir ante la autoridad administrativa que corresponda según el tipo de persona moral.
 
Presentar la información que le sea solicitada, por ejemplo: acta de nacimiento, documento de identificación, acta constitutiva (en caso de personas morales que desean crear otra), permiso de zonificación, entre otros.
 
Cada estado tiene sus reglas y la documentación solicitada puede variar de uno a otro. Sin embargo, usted recibirá asesoría en todo momento sobre los requisitos que le hagan falta o correcciones que deba realizar. 
 
 

¿Se requiere algún permiso o licencia para operar?

Por lo general sí. Depende del tipo de negocio, la actividad que desarrolle y la localidad en que se encuentre.

Además de obtener la autorización de uso de denominación o razón social ante la Secretaría de Economía, el Registro Federal de Contribuyentes ante el SAT y el Registro Público de su localidad, existen otros que las empresas deben obtener, según el caso, algunos ejemplos son:
 
Solo en caso de que la empresa tenga empleados deberá tramitar el alta patronal e inscripción en el seguro de riesgos de trabajo[1] en el Instituto Mexicano del Seguro Social (ver módulo laboral). Puede realizar la cita a través del portal tuempresa.gob.mx.
Si tiene socios extranjeros debe presentar la solicitud de inscripción ante el Registro Nacional de Inversión Extranjera[2] y cuenta con 40 días naturales desde la constitución para hacerlo . Cada año se debe renovar.
Si el objeto social incluye actividades relacionadas con la salud humana, debe obtenerse de la Comisión Federal para la Protección contra Riesgos Sanitarios autorizaciones como: licencia sanitaria[3], trámite de alta de aviso de funcionamiento, de responsable sanitario y modificación o baja[4], entre otras. Tenga en cuenta que estas autorizaciones tienen una vigencia que variará según el tipo de trámite del cual se trate.
Registro en el Sistema de Información Empresarial Mexicano (SIEM)[5], que se realiza ante la Secretaría de Economía.
Inscripción al padrón de importadores[6] que se realiza ante el SAT, sólo cuando la empresa vaya a realizar importaciones.
Licencia ambiental única[7], solicitud para obtener un permiso de construcción de obras[8] en zona federal marítimo terrestre o terrenos ganados al mar, registro como generador de residuos peligrosos[9] (puede realizar su registro en línea a través del portal www.tuempresa.gob.mx), entre otros trámites que se realizan ante la Secretaría de Medio Ambiente, Recursos Naturales (SEMARNAT).
Solicitud ante la Comisión Nacional del Agua para obtener derechos de extracción de agua del subsuelo cuando no se tenga acceso a una red de agua potable.
Solicitud de licencia de uso de suelo, edificación y construcción en cada delegación o municipio. Por ejemplo, puede realizar el trámite de factibilidad de uso de suelo y destino de suelo y licencia de funcionamiento de Tuxtla Gutiérrez en línea a través del portal www.tuempresa.gob.mx
Aviso de declaración de apertura o licencia de funcionamiento en cada delegación o cabeceras municipales.
Licencia de anuncio exterior en cada delegación o municipio.
 
Considere adicionalmente que deberá de informarse y cumplir con las  Normas Oficiales Mexicanas (NOM)[10] que son obligatorias para ciertos productos (por ejemplo instrumentos de medición y prueba, ropa y calzado) y que en otros casos son opcionales.
 
 
 
Ejemplificación:
Daniel estaba buscando el nombre para su empresa. La palabra "Montañita" le gustaba mucho y tenía un valor sentimental para él. Su empresa se dedicaría a la producción y dirección de comerciales.

En primer lugar el nombre no estaba relacionado con el giro de su negocio. En segunda es un nombre muy común y adicionalmente se encontró con que una persona ya tenía registrado el nombre "Mi montañita" con actividades de un parque de diversiones.

La solicitud de uso de nombre o denominación social fue rechazada. Una amiga le sugirió inventar una denominación en la que aplicara su creatividad, inspirándose en la misión y visión del negocio que emprendería. Daniel realizó una lluvia de ideas y eligió las tres opciones que más le satisfacían: "Comerciales de Impacto Creativo", "Los Mejores Comerciales para el Público Consumidor", y "Comerciales Dan". Consultó la disponibilidad de las opciones seleccionadas a través del portal tuempresa.gob.mx y fue autorizada la razón social de "Comerciales Dan"
 
Sin embargo, como la denominación social era restringida y no convencía a los demás socios; optó por hacer un desistimiento de la denominación autorizada, y presentar una nueva solicitud, la autorización de uso otorgada por la Secretaría de Economía le permitió a Daniel constituir la sociedad "Producciones y Entretenimiento Dan S.A. de C.V.", esta denominación social ha adquirido tanto renombre que Daniel y sus socios han solicitado asesoría especializada para registrarlo como marca comercial.
 
 
Referencias:
 
Secretaría de Economía (n.d). Portal de empresas. Recuperado el 30 de junio de 2012, de www.tuempresa.gob.mx
 
México. Código Civil Federal  (1928, 31 de agosto).Artículo 268-27018 Recuperado el 30 de junio de 2012 de  http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/2.pdf
 
México. Ley  General de Sociedades Mercantiles (1934, 4 de agosto) (En línea) Recuperado el 30 de junio de 2012 de http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/144.pdf
 
México. Ley Federal para el Fomento de la Microindustria y actividad Artesanal (1988, 26 de enero) (En línea). Recuperado el 30 de junio de 2012 de http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/127.pdf
Secretaría de Economía. (n.d)   Subsecretaría Pyme. Sistema de Información Empresarial Mexicano. Guías de trámites para iniciar y operar un negocio. Recuperado el 17 de julio de 2012 desde http://www.siem.gob.mx/guiasdetramites/
 
México. Ley de Inversión Extranjera (1993, 27 de diciembre)(En línea) recuperado el 30 de junio de 2012 desde http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/44.pdf
 
México. Ley General de Sociedades Cooperativas (1994, 3 de agosto) (En línea). Recuperado el 30 de junio de 2012 de http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/143.pdf
Instituto Mexicano del Seguro Social. (n.d) Catálogo de Trámites (n.d). Recuperado el 30 de junio de 2012 de http://www.imss.gob.mx/tramites/catalogo/Pages/index.aspx
 
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Colegio de Notarios del Distrito Federal. (n.d)   Directorio de Notarias. Recuperado el 30 de junio de 2012 de http://www.colegiodenotarios.org.mx/index.php
 
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Secretaría de Salud. (n.d) Trámites. Recuperado el 30 de junio de 2012 de http://portal.salud.gob.mx/contenidos/tramites/tramites.html
 
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Secretaría de Economía. (2012) Catálogo de normas oficiales mexicanas. Recuperado el 30 de junio de 2012 de:  http://www.economia-noms.gob.mx/noms/inicio.do